Assistant.e Maitrise d’Ouvrage (DMOD) F/H

MISSIONS

L’assistant(e) chargé d’opérations coordonne l’organisation pratique d’un Département ou d’une Direction. Il/elle assiste et collabore avec le cadre supérieur. Il/elle gère la logistique du service. Il/elle assiste le Directeur et les chargés d’opérations sur les projets et missions d’études (rédaction de cahiers des charges des études et missions confiées aux prestataires extérieurs, études de préfaisabilité sur les opportunités foncières, …). Il/elle assiste l’équipe sur le montage d’opérations (administratif, juridique et financier) Il/elle prépare les dossiers administratifs et techniques en interne pour le conseil d’administration et en externe pour les co-financeurs

ACTIVITES principales

Assiste les chargés d’opérations.

▪ Assure le suivi administratif des opérations en relation avec les chargés d’opérations.
▪ Assure le suivi et le traitement financier des marchés d’investissement.
▪ Participe au montage financier des marchés d’investissement.
▪ Assure le suivi et met en place les outils transversaux : tableaux de bord, suivi des financements, etc.
▪ Saisit les bons de commande et les bons de travaux.
▪ Assure la gestion du courrier (réception, envoi, tri du courrier).
▪ Suit la facturation : enregistre les factures, contrôle les délais de paiement par rapport au tableau de suivi et saisit les règlements.
▪ Transmet, filtre et traite les communications téléphoniques courantes.
▪ Etablit les courriers types, saisit les données sur différents logiciels, corrige et met en page les documents, gère les reproductions de dossiers.
▪ Garantit la tenue des agendas des chargés d’opérations : gère les calendriers et organise les réunions (réservations des salles / invitations diverses).
▪ Assure le classement quotidien : met en place des classements types, enregistre et 1er classement des courriers entrants, classe les courriers sortants, prépare l’archivage.
▪ En l’absence de l’assistante de direction, assure son remplacement sur certaines missions indispensables.

Formation

– Technicien du bâtiment Bac+2 : BTS ou DUT dans les métiers du bâtiment, de la réhabilitation de logements ayant acquis une première expérience significative dans le suivi de chantier, la gestion technique de logements ainsi qu’une connaissance des dispositifs juridiques et administratifs des marchés publics.